Zoho Books: Rechnungen, Belege und die E-Rechnung
Angebot, Rechnung, Zahlungseingang und Beleg an derselben Kundenakte wie im CRM, statt in einem Rechnungsprogramm, das nichts von euren Kunden weiß.
30 Minuten · kostenfreiBuchhaltung und E-Rechnung
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Premiummeistbewertet in Deutschland
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500+YouTube-Videos zu Zoho und KI
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4,8 von 5bei 1.738 Bewertungen
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99 %Weiterempfehlung auf ProvenExpert
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Förderfähigzertifiziert durch TÜV Süd
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40+ JahreMittelstand seit 1982
Was ist Zoho Books?
Zoho Books ist die Rechnungs- und Buchhaltungs-App von Zoho: Angebote, Rechnungen, Mahnwesen, Belege und Auswertungen an einer Stelle. Für deutsche Unternehmen zählen zwei Dinge: Die App ist GoBD-konform und sie beherrscht die E-Rechnung, die seit Januar 2025 Pflicht ist. Die Buchhaltungsdaten gehen per DATEV-Export an den Steuerberater. Die Kundendaten kommen aus dem CRM, ohne doppelte Pflege.
Was Zoho Books im Alltag übernimmt
Oben die Aufgabe, darunter die Funktionen, die Zoho Books dafür mitbringt. So siehst du auf einen Blick, was die App abdeckt und was danach von Hand wegfällt.
Angebote und Rechnungen
Aus dem Angebot wird per Klick die Rechnung, mit eurem Layout und euren Zahlungsbedingungen. Wiederkehrende Rechnungen laufen automatisch: einmal eingerichtet, nie wieder angefasst.
- Angebote erstellen
- In Rechnung umwandeln
- Wiederkehrende Rechnungen
- Stornorechnungen
E-Rechnung nach Vorgabe
Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, das Versenden folgt gestaffelt. Books erzeugt und liest die strukturierten Formate, ohne Zusatzwerkzeug.
- XRechnung
- ZUGFeRD
- PEPPOL-Versand
- E-Rechnung empfangen
Zahlungseingänge und Mahnwesen
Eingänge werden zugeordnet, offene Posten sind nach Fälligkeit sortiert, Erinnerungen gehen automatisch raus. Du siehst auf einen Blick, welches Geld heute fehlt und bei wem.
- Zahlungen zuordnen
- Mahnstufen
- Offene Posten
- Online-Zahlung
Ausgaben und Lieferanten
Bestellungen, Lieferantenrechnungen und Betriebskosten laufen im selben System. Aus der Bestellung wird die Eingangsrechnung, ohne dass jemand Zahlen abtippt.
- Bestellungen
- Lieferantenrechnungen
- Ausgaben erfassen
- Kilometerverfolgung
Belege erfassen und ablegen
Belege werden abfotografiert oder eingescannt, automatisch ausgelesen und dem richtigen Konto zugeordnet. Die Ablage erfüllt die Aufbewahrungsfristen, der Schuhkarton entfällt.
- Beleg scannen
- Automatisch zuordnen
- GoBD-Ablage
Auswertungen und Budget
Einnahmen, Ausgaben, Umsatzsteuer und offene Posten stehen als Bericht bereit, Budgets lassen sich planen und gegen die Realität stellen. Export als PDF, Excel oder in Zoho Sheet.
- Gewinn und Verlust
- Bilanz
- Cashflow
- Budgetplanung
Wo Zoho Books in deinem Kundensystem sitzt
Unser Kundensystem hat neun Stufen, vom Zielkunden zum Stammkunden. Zoho Books sitzt am Übergang von Stufe 4 zu Stufe 5. Dort wird aus einem Ja ein Auftrag und aus dem Auftrag Geld.
Das ist die Stelle, an der in vielen Betrieben der Bruch liegt: Der Vertrieb arbeitet im CRM, die Rechnung entsteht woanders. Danach weiß keins der beiden Systeme, was das andere tut.
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Mit System verkaufen. Das Angebot entsteht auf den Kundendaten aus dem CRM. Wird es angenommen, ist die Rechnung ein Klick und kein neuer Vorgang.
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Leistung erbringen. Rechnung, Zahlungseingang, Mahnung und Beleg gehören zur Auftragsabwicklung. Projects, Sign und WorkDrive hängen am selben Kunden.
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Kunden betreuen. Wer offene Posten und Zahlungsverhalten in der Historie sieht, führt andere Gespräche, im Service wie beim nächsten Angebot.
Die E-Rechnung ist keine Frage des Ob, sondern des Wann.
30 Minuten · kostenfreiWomit Zoho Books zusammenarbeitet
Die Buchhaltung steht nie allein. Entscheidend ist, dass nichts doppelt gepflegt wird und der Steuerberater bekommt, was er braucht.
Zoho CRM
Kunden, Firmen und Anschriften kommen aus dem CRM. Die gestellte Rechnung steht danach in der Historie desselben Kunden, sichtbar für alle, die mit ihm sprechen.
Steuerberater über DATEV
Books exportiert die Buchhaltungsdaten im DATEV-Format, die Kanzlei liest sie ein. Kein Live-Zugriff, sondern ein Export, den man regelmäßig fährt. Für die meisten Kanzleien ist das der gewohnte Weg.
Zahlung, Lager, Reisekosten
Gängige Zahlungsanbieter hängen direkt an der Rechnung. Zoho Inventory führt den Bestand, Zoho Expense die Reisekosten, alles direkt integriert statt über Importe.
Die übrigen Zoho-Apps brauchen gar keine Schnittstelle: Sie sind direkt integriert. Zoho als Betriebssystem ansehen →
So begleiten wir deine Zoho-Books-Einführung
Wir starten nicht mit der Einrichtung, sondern mit deinen Abläufen. Dann richtest du Zoho Books mit unserer Begleitung selbst ein, oder wir setzen es für dich um.
Erstgespräch
In 30 Minuten prüfen wir, wo du stehst, wo du hin willst, ob wir dir helfen können und wie die nächsten Schritte aussehen könnten.
Abläufe festlegen
Im Umsetzungsgespräch legen wir fest, welche Abläufe zuerst in Zoho Books kommen und welcher Weg zu dir passt.
Einrichten nach Best Practice
Rechnungslayout, E-Rechnung, Zahlungsabgleich, Belegablage und DATEV-Export nach erprobten Vorlagen aus über 1.500 Projekten.
Start im Alltag
Dein Team arbeitet mit dem System, wir bleiben über Support & Credits erreichbar.
Zoho Books optimieren: mehr aus deinem System holen
Du nutzt Zoho Books schon, aber es hilft weniger, als es könnte? Dann schauen wir zuerst, wo es hakt, und räumen gezielt auf. Du setzt mit unserer Begleitung selbst um, oder wir übernehmen es.
- Vom Angebot bis zum Zahlungseingang nachverfolgen: Wo wird noch abgetippt oder doppelt gepflegt?
- E-Rechnung auf Stand bringen: Empfang und Versand in XRechnung und ZUGFeRD, auch über PEPPOL
- Mahnstufen und Zahlungskonditionen hinterlegen, damit niemand Erinnerungen schreibt oder Skonto nachrechnet
- Belege per Scan erfassen: automatisch auslesen und dem richtigen Konto zuordnen lassen
- Den DATEV-Export mit dem Steuerberater abstimmen, als festen Ablauf, den du regelmäßig fährst
- Books mit Zoho CRM verbinden, damit jede Rechnung in der Historie des Kunden steht
Was Zoho Books besonders macht
Zehn Dinge, die in der Buchhaltung den Unterschied machen. Die ersten fünf gibt es so nur, weil Zoho eine eigene Fassung für den deutschen Markt baut.
- E-Rechnung in XRechnung und ZUGFeRD: Import und Export in beiden Formaten, wie es die deutsche Vorgabe verlangt
- Versand über das PEPPOL-Netzwerk: E-Rechnungen sicher senden und empfangen, direkt aus Books heraus
- DATEV-kompatibler Export: die Buchhaltungsdaten gehen in dem Format zur Kanzlei, das sie dort erwarten
- SEPA-Lastschrift und -Überweisung: Euro-Zahlungen in alle SEPA-Länder, standardisiert und ohne Zusatzdienst
- Skonto bei früher Zahlung: als Konditionen hinterlegt und automatisch gezogen, für besseren Cashflow ohne Nachrechnen
- Automatische Mahnstufen: Zahlungserinnerungen gehen von selbst raus, offene Posten stehen nach Fälligkeit sortiert
- Umsatzsteuer automatisch zugeordnet: nach Steuersatz, Region und Produktkategorie statt von Hand kontiert
- Belege scannen und ablegen: automatisch ausgelesen, dem richtigen Konto zugeordnet, nach GoBD aufbewahrt
- Über 50 Berichte: Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflow in einem Dashboard
- Genehmigungs-Workflows: wiederkehrende Rechnungen und Freigaben laufen ohne tägliches Nachhalten
Du möchtest diese Funktionen in deinem Unternehmen wirklich nutzen, ob ihr Zoho Books neu einführt oder es längst im Einsatz habt und mehr herausholen wollt?
Erstgespräch vereinbaren 30 Minuten · kostenfreiDrei Wege, Zoho Books zu lizenzieren
Du kannst Zoho Books einzeln buchen, im Finanz-Paket oder als Teil der kompletten Suite. Was sich lohnt, hängt weniger am Preis als daran, wie viele Zoho-Apps bei euch ohnehin im Einsatz sind.
Zoho Books einzeln
Nur die Buchhaltung, nichts drumherum. Der kostenlose Tarif reicht für ein Unternehmen mit einem Benutzer und einer eingeladenen Kanzlei; darüber beginnt Professional.
- Kostenlos ab 0 €
- Professional 40 €
- je Unternehmen/Monat
Stand 25.09.2026, zzgl. Steuern. Maßgeblich ist die Preisseite von Zoho.
In der Zoho Finance Suite
Zoho Books zusammen mit den übrigen Finanz-Apps in einer Lizenz, unter anderem Expense für Reisekosten, Billing für Abonnements und Inventory für den Bestand. Sinnvoll, sobald mehr als die reine Buchhaltung gebraucht wird.
- Books
- Expense
- Billing
- Inventory
Welche Variante günstiger ist, hängt an der Zahl der Benutzer. Das rechnen wir im Umsetzungsgespräch mit dir durch.
In Zoho One enthalten
Die komplette Suite mit über 50 Apps, Zoho CRM eingeschlossen. Hier ist Zoho Books kein eigener Posten mehr, sondern Teil des Pakets. Das ist der Weg, den viele kleinere Unternehmen gehen.
- 50+ Apps
- CRM enthalten
- je Mitarbeiter
Zoho One ansehen. Dort steht, was noch dazugehört.
Den größten Unterschied macht nicht die Lizenz, sondern die Verbindung: Sobald Zoho Books an Zoho CRM hängt, entsteht die Rechnung aus dem gewonnenen Abschluss und steht danach in der Historie desselben Kunden. Zoho CRM ansehen →
Zoho Books im Einsatz sehen
Drei Videos aus unserem Kanal: kein Marketing, sondern Bildschirm und Erklärung.
6:35
Werden die E-Rechnungs-Vorgaben erfüllt?
Pflichtthema · 6:35 Min.
5:08
Fällige und überfällige Rechnungen im Blick
Praxis · 5:08 Min.
8:25
Zoho Books im Schnelleinstieg
Grundlagen · 8:25 Min.
Über 500 weitere deutschsprachige Videos zu Zoho, KI und Kundensystem liegen in unserem Wissensbereich.
Warum IcosMedia für deine Zoho-Books-Einführung
Wir verbinden über 40 Jahre Erfahrung in Vertrieb und Kundenbetreuung mit tiefem Zoho-Wissen. Deshalb richtet sich Zoho Books nach deinen Abläufen, nicht umgekehrt.
1:17
„Der größte Erfolg unserer bisherigen Zusammenarbeit war, dass wir jedes Jahr wachsen können, ohne dass wir mehr Personal einstellen müssen, sondern wirklich genau den Ertrag aus der Prozessoptimierung ziehen.“
Christian Seigwasser · Geschäftsführer, KUNDENWACHSTUM.deZoho Premium Partner · 25 Zoho-Zertifizierungen · 5,0 von 5 bei 54 Bewertungen im Zoho-Partnerverzeichnis
4,8 von 5 bei 1.738 Bewertungen auf ProvenExpert (Stand Oktober 2026)
Häufige Fragen zu Zoho Books
Deine Frage steht nicht dabei? Schreib uns oder buch direkt 30 Minuten. Wir antworten persönlich, nicht mit einem Textbaustein.
Erfüllt Zoho Books die E-Rechnungspflicht?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können; das Versenden folgt gestaffelt. Zoho Books erstellt und verarbeitet die strukturierten Formate. Wie das bei euch konkret aussieht, zeigen wir im Video oben in sechs Minuten.
Ist Zoho Books GoBD-konform?
Ja, Zoho weist die GoBD-Konformität für Deutschland aus: unveränderbarer Auditverlauf, rollenbasierte Berechtigungen, Belegablage unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen und vollständige Prüfpfade. Die Verantwortung für die richtige Buchung bleibt trotzdem bei euch und eurem Steuerberater. Software allein macht keine Buchführung korrekt.
Kommen die Daten zu unserem Steuerberater?
Ja, über den DATEV-Export. Zoho Books gibt die Buchhaltungsdaten im DATEV-Format aus, euer Steuerberater liest sie ein. Eine laufende Live-Schnittstelle ist das nicht. Es ist ein Export, den man regelmäßig fährt. Für die meisten Kanzleien ist genau das der gewohnte Weg.
Ersetzt Zoho Books unsere Buchhaltung komplett?
Das entscheidet ihr. Manche Kunden nutzen Books für Angebote, Rechnungen, Mahnwesen und Belege und geben den Rest an die Kanzlei. Andere führen die komplette Buchhaltung darin. Beides funktioniert. Welcher Weg zu euch passt, hängt davon ab, was euer Steuerberater übernimmt und was ihr selbst machen wollt.
Was kostet Zoho Books?
Zoho ruft für Deutschland auf: kostenloser Tarif 0 €, Professional 40 €, Premium 60 €, Elite 200 €, Ultimate 400 €. Die Preise gelten je Unternehmen und Monat, zuzüglich Steuern. Bei jährlicher Abrechnung sind es 30, 50, 170 beziehungsweise 330 €. In Zoho One ist Books enthalten. Stand 25. September 2026; maßgeblich ist immer die Preisseite von Zoho.
Wie hängt Zoho Books mit dem CRM zusammen?
Kunden- und Firmendaten kommen aus Zoho CRM, ohne dass sie jemand doppelt pflegt. Aus einem gewonnenen Abschluss wird die Rechnung, und sie steht danach in der Historie desselben Kunden. Das ist der eigentliche Unterschied zu einer eigenständigen Rechnungssoftware.
Kann ich Zoho Books kostenlos testen?
Ja. Bei uns forderst du einen kostenlosen Testzugang zu Zoho One an, 30 Tage lang. Zoho Books ist darin enthalten, und jemand aus unserem Team gibt dir Tipps für den Einstieg. Sinnvoll wird der Test, wenn du dir zwei, drei echte Abläufe vornimmst und sie darin durchspielst.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt vor allem davon ab, wie klar deine Abläufe schon sind, welche Daten übernommen werden und welche Apps zusammenspielen sollen. Den Zeitplan legen wir im Umsetzungsgespräch fest, bevor es losgeht, damit du weißt, woran du bist.
Wir nutzen Zoho Books schon. Könnt ihr es optimieren?
Ja, und oft ist das der schnellere Hebel als eine neue Einführung. Wir schauen zuerst, wo es hakt, und räumen dann gezielt auf: Zahlungsbedingungen und Skonto, die E-Rechnung, offene Posten und die Übergabe an die Kanzlei. Du setzt mit unserer Begleitung selbst um, oder wir übernehmen es. Den Zoho-Partner musst du dafür nicht wechseln.
Wird die Einführung gefördert?
Beratung, Schulung und Umsetzung sind für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) grundsätzlich förderfähig, auch bei der Einführung. Ob und wie gefördert wird, prüfen wir im Einzelfall, am einfachsten mit dem Fördermittel-Check.
So kommst du ans Ziel
Workshop: Zoho einführen oder optimieren
Du startest mit Zoho oder willst mehr herausholen? Wir klären gemeinsam, was passieren soll und in welcher Reihenfolge.
Workshop: Zoho richtig einführen → Workshop: Zoho optimieren und verbessern →
Digitalisierungsbegleitung
Du baust dein System selbst und behältst das Wissen im Unternehmen. Wir geben dir Struktur, Vorlagen und KI-Tools und begleiten dich.
Umsetzungsservice
Du entscheidest, was du abgibst. Wir übernehmen die komplette Umsetzung oder unterstützen dich in einzelnen Bereichen.
Lass uns über dein Thema sprechen.
Kostenfrei, 30 Minuten per Videokonferenz. 4 kurze Klickfragen und ein Textfeld, etwa eine Minute.
Julia, Manuela, Mirlinda, Florian & Thomas Sie nehmen deine Anfrage auf und führen dein Erstgespräch.
Zoho Premium Partner · ISO 9001:2015 · Deine Daten bleiben bei uns
Reden wir über eure Rechnungen.
In 30 Minuten prüfen wir, wo du stehst, wo du hin willst, ob wir dir helfen können und wie die nächsten Schritte aussehen könnten.
Erstgespräch vereinbaren 30 Minuten · kostenfreiErst selbst ausprobieren? Zoho Books testen