Zoho One in der Agentur: jedes Jahr wachsen, ohne mehr Personal

Wir haben uns damals für die Zusammenarbeit entschieden, weil wir einzelne Lösungen hatten, Insellösungen, die wir zusammenbringen wollten, und weil wir unsere internen Prozesse, aber auch Kundenprojekte effizienter gestalten und digitalisieren wollten.

Ich bin Fiona Wolf und bin Mitarbeiterin von KUNDENWACHSTUM.de.

Durch die Zusammenarbeit mit ICOS hat sich vieles bei uns verändert. Wir wissen, wann welcher Mitarbeiter welche Aufgaben zu tun hat. Urlaubsanträge sind effizienter. Wir haben alle Daten, alle Kundendaten, welche E-Mails mit dem Kunden ausgetauscht wurden, alles auf einen Blick in einer Software, und jeder Mitarbeiter kann darauf zugreifen, wann er es benötigt.

Das Thema Digitalisierung war uns deshalb so wichtig, weil wir so Prozesse schaffen konnten, die uns im Alltag unterstützen, die Zeit machen für das Kerngeschäft, und weil der Rest einfach verfügbar ist an der richtigen Stelle. Wir müssen uns nicht mit dem Suchen von Daten oder Unterlagen befassen, sondern haben genau die Daten dann, wenn wir sie brauchen.

Als Erstes sind wir das CRM-System und das Projektmanagementsystem angegangen, um die Daten aus dem alten System in die Zoho-Welt zu integrieren, und das Projektmanagementsystem, um die Projekte zu planen und zu verwalten und damit man auch sehen kann, welcher Mitarbeiter wann welche Tätigkeit zu tun hat, aber auch solche Dinge wie Urlaubstage verwalten, Zeiterfassung. Das waren so die wichtigsten Punkte bei der Digitalisierung.

Ich würde ICOS an alle weiterempfehlen, die sich noch mit Kleinigkeiten beschäftigen, aber eigentlich mehr Zeit mit ihrer Kernarbeit und ihren Kerntätigkeiten verbringen sollten.

Mein Name ist Christian Seigwasser von der KUNDENWACHSTUM.de GmbH. Wir digitalisieren und automatisieren Vertriebs- und Marketingprozesse für mittelständische Unternehmen. Für mein Unternehmen ist es sehr wichtig, dass unsere Kunden ihre Ziele mit uns zusammen schnell, effizient und messbar erreichen.

Der Anlass zur Suche nach einer neuen Software war für uns einfach das Scheitern verschiedenster Einzellösungen mit den ganzen Anforderungen und der Schnittstellenintegration. Lieber etwas finden, bei dem die volle Integration schon von vornherein gegeben ist. Zu Zoho sind wir aufgrund der Empfehlung eines befreundeten Unternehmers gekommen, der einfach begeistert davon gesprochen hat.

Wir nutzen Zoho sehr umfänglich und haben deswegen auch die Zoho-One-Lizenz. Vor allem ist bei uns natürlich das CRM-System eingesetzt, aber darüber hinaus hat auch Projects einen ganz, ganz großen Stellenwert, mit Cliq und allen Applikationen, die dazugehören. Wir können ohne Projects kombiniert mit Cliq fast gar nicht mehr arbeiten.

Zoho hat uns vor allen Dingen im Onboarding-Prozess sehr stark geholfen. Wenn neue Kunden kommen, wird der Auftrag in Sign oder Books ausgelöst, danach in Projects übernommen, Aufgabenlisten werden automatisch erstellt, die Tickets abgearbeitet. Das hat deutlich dazu geführt, dass wir effizienter wurden, der Kunde schneller zum Ziel kommt und wir den Kunden dadurch viel, viel besser bedienen können.

Zoho ist für mich die perfekte Digitalisierungs- und Automatisierungshilfe. Bei Zoho One gefällt uns am besten, dass wir nicht darüber nachdenken müssen, was jetzt das Richtige für uns ist und ob wir das noch dazubuchen. Mit Zoho One haben wir eine Systemlösung für den ganzen Betrieb.

Die Einrichtung von Zoho hat grundsätzlich nur wenige Tage gedauert. Allerdings ist es bei uns ein dauerhafter Prozess, weil wir ständig neue Funktionen finden, sich Zoho immer wieder weiterentwickelt und wir dort einfach zusammen mit Zoho und dem Betrieb wachsen. Um die Projekte mit Zoho in die Tat umzusetzen, haben wir uns den Zoho Premium Partner IcosMedia genommen, der uns wirklich sehr gut dabei geholfen hat, Zoho lebendig zu machen und im Betrieb zu integrieren.

Durch den Einsatz von Zoho konnten wir vor allem die Transparenz im Unternehmen erheblich steigern. Jeder findet alles an einem Ort, was er für sein tägliches Arbeiten benötigt. Meine Lieblingsfunktionen bei Zoho sind vor allen Dingen, dass alles miteinander verbunden ist, alles miteinander verknüpft ist, und dass wir zum Beispiel Cliq aus allen Applikationen heraus verwenden können. Früher hatten wir andere Chatsysteme im Einsatz, das lief parallel. Hier ist es integriert, das heißt, es ist sofort den Tickets zugeordnet, den Rechnungen zugeordnet. Wir müssen wenig suchen, wir finden alles schnell an einem Ort.

Zoho hilft uns sehr, sehr gut, unsere Unternehmensziele besser zu erreichen, weil wir alles messbar und darstellbar machen können. Es ist miteinander kombiniert, es funktioniert, wir können wiederkehrende Prozesse automatisieren. Es ist schlüssig ineinander und vor allen Dingen für mich auch nachvollziehbar. Ich kann mir zu jedem Zeitpunkt wieder anschauen, was wir an welchem Ort, wie, wann, in welcher Zeit und so weiter gemacht haben.

Seitdem wir Zoho eingeführt haben, kann ich ganz klar sagen, dass wir 30 bis 40 % effizienter geworden sind. Ich kann jedem Unternehmen, das seinen Betrieb transparent und skalierbar machen möchte, nur empfehlen, Zoho zu nutzen.