Zoho CRM für Agenturen: vom Briefing bis zur Rechnung ohne verlorene Stunden
Für Marketing-, Werbe-, PR- und Online-Agenturen, die Neugeschäft, Projekte und Abrechnung nicht länger in getrennten Werkzeugen pflegen wollen.
30 Minuten · kostenfreiDas Kundensystem für Agenturen
-
Premiummeistbewertet in Deutschland
-
500+YouTube-Videos zu Zoho und KI
-
4,8 von 5bei 1.738 Bewertungen
-
99 %Weiterempfehlung auf ProvenExpert
-
Förderfähigzertifiziert durch TÜV Süd
-
40+ JahreMittelstand seit 1982
Was leistet Zoho CRM für Agenturen?
Zoho CRM für Agenturen verbindet Neugeschäft und Kundenpflege mit dem, was nach dem Auftrag kommt: Projekt, Stunden, Budget und Rechnung. Zoho Projects übernimmt Meilensteine und Zeiterfassung, Zoho Books die Abrechnung nach Aufwand oder Pauschale, Zoho Sign die Unterschrift unter dem Angebot, alles am selben Kunden. So sieht die Agentur früh, ob ein Projekt im Budget bleibt, und keine erfasste Stunde fällt bei der Rechnung unter den Tisch. IcosMedia begleitet Agenturen als Zoho Premium Partner: Entweder baut ihr das System mit der Digitalisierungsbegleitung selbst auf, oder wir übernehmen die Umsetzung im Umsetzungsservice.
Welche Abläufe steuern Agenturen mit Zoho CRM?
Agenturarbeit hat zwei Hälften: den Auftrag gewinnen und ihn wirtschaftlich liefern. Beide laufen hier auf denselben Kundendaten.
Neugeschäft und Briefing
Anfragen aus Webseite, Webinar oder Empfehlung kommen als Lead mit Quelle an, den Termin fürs Erstgespräch bucht der Interessent online. Ein Gesprächsleitfaden im CRM führt durch Briefing und Bedarf, damit auch neue Kollegen die richtigen Fragen stellen.
Angebot, Pitch und Nachfassen
Das Angebot entsteht aus den Daten im CRM und geht per Link zur Unterschrift. Bleibt die Antwort aus, erinnert das System an den Nachfasstermin, und nach dem Pitch steht fest, wer sich wann beim Kunden meldet.
Auftrag und Kunden-Onboarding
Ist der Auftrag unterschrieben, entsteht das Projekt aus einer Vorlage: Aufgabenlisten, Zuständigkeiten und die Liste der Zugänge und Unterlagen, die noch vom Kunden fehlen. Der Projektordner legt sich gleich mit an.
Projekt, Stundenzettel und Budget
Das Team erfasst Zeiten direkt an der Aufgabe, als abrechenbar oder nicht abrechenbar. Je Meilenstein ist sichtbar, wie viel Budget noch übrig ist, solange sich noch gegensteuern lässt.
Abrechnung nach Aufwand, Pauschale oder Retainer
Stunden aus dem freigegebenen Zeitnachweis gehen als Positionen in die Rechnung, Betreuungsverträge rechnet Zoho Books jeden Monat von selbst ab. Mehraufwand außerhalb des Angebots lässt sich als eigene Position ausweisen.
Was sagen Agenturen, die mit Zoho arbeiten?
9 Erfahrungsberichte, jeder mit Video und Wortlaut. Aufgeschrieben haben wir nur, was die Kunden im Video sagen.
1:17
„Der größte Erfolg unserer bisherigen Zusammenarbeit war, dass wir jedes Jahr wachsen können, ohne dass wir mehr Personal einstellen müssen, sondern wirklich genau den Ertrag aus der Prozessoptimierung ziehen.“
Christian Seigwasser · Geschäftsführer, KUNDENWACHSTUM.de
1:37
Eigene Prozesse abbilden und viel automatisieren
„Die individuelle Betreuung passt perfekt zu uns, so wie wir vorgehen.“
Florian Elischer · Geschäftsführer, SINEOS
Agentur & MarketingAutomatisierungVertrieb & Follow-up
Erfahrungsbericht von Florian Elischer →
1:54
Von Webseitenoptimierung bis KI-Agents
„Hier kommt wirklich Information, mit der man wirklich etwas anfangen kann.“
Karsten Zoppa · IT-Verantwortlicher, LuNo Marketing
Agentur & MarketingMarketing & LeadsBegleitung & Schulung
Erfahrungsbericht von Karsten Zoppa →
2:11
Ein Tool für alle Abläufe: Effizienz neu gedacht
„Das beste Werkzeug ist natürlich nichts, wenn man nicht weiß, wie man es bedienen soll. Da hat uns ICOS sehr weitergeholfen.“
Maik Würl · Inhaber, Double-YouMedia
Agentur & MarketingInsellösungen ablösenAutomatisierung
Erfahrungsbericht von Maik Würl →
400–500 Std. pro Jahr
2:46
So haben wir mit digitaler Zeiterfassung 400 Stunden pro Jahr gespart
„Da beneiden uns auch andere Agenturen. Sie fragen uns oft: Wie schafft ihr das, dass ihr so wenige nicht verrechenbare Stunden habt?“
Clemens Graf · Geschäftsführer, inconcepts
Agentur & MarketingZeitersparnisInsellösungen ablösen
Erfahrungsbericht von Clemens Graf →
1:27
Zoho CRM mit IcosMedia reibungslos integrieren
„Es kostet zwar Geld, aber es lohnt sich allemal. Man ist schneller und auch glücklicher am Ziel.“
Hannes Amon · Geschäftsführer, ovos media
Agentur & MarketingBegleitung & SchulungZeitersparnis
Erfahrungsbericht von Hannes Amon →
Bis 20 Std. je Prozess
2:38
App-Chaos ade: So vernetzt dich Zoho mit allem
„Was ich an ICOS so gut finde, ist diese Verknüpfung von Zoho, also der Bedienung der Technik, und auf der anderen Seite der Vertriebserfahrung und Anleitung, wie ich das Ganze einsetze.“
Heidrun Peschen · Inhaberin, Heidrun Peschen Markenentwicklung
Agentur & MarketingAutomatisierungZeitersparnis
Erfahrungsbericht von Heidrun Peschen →
Zwei Klicks, fertig
2:40
Bessere Kundenbetreuung mit weniger Aufwand
„Wir haben viele Prozesse, bei denen wir sehr viel Lebenszeit verloren haben. Die haben wir jetzt automatisiert. Die gehen jetzt von allein: zwei Klicks, fertig.“
Mandy Just · Inhaberin, Job Factory Grand Promotion
Agentur & MarketingKundenbetreuungAutomatisierung
Erfahrungsbericht von Mandy Just →
Weitere Stimmen aus der Branche
5 von 5 ·
Es ist immer wieder begeisternd wieviele, aktuelle und neue Infos, News und Tipps wir in Bezug auf die Möglichkeiten die es mit Zoho One gibt von ICOS regelmässig gibt! Einfach toll und ich kann ICOS für alle die mit Zoho arbeiten oder arbeiten wollen wärmstens empfehlen!
Toschi, Marketing Autopilot
Die Bewertungen stammen aus dem Partnerverzeichnis von Zoho. Bewerten kann dort nur, wer mit einem Zoho-Konto angemeldet ist und einen bezahlten Zoho-Dienst nutzt; Zoho prüft jede Bewertung vor der Veröffentlichung. Wir zeigen eine Auswahl, wörtlich und mit Datum, Kürzungen sind mit […] markiert. Stand der Zahlen: Oktober 2026.
Was andere Agenturen aus der Einführung mitnehmen
Je Erfahrungsbericht eine Erkenntnis, zusammengefasst aus dem Video.
- Grenzen ernst nehmen. Bildet ein System die eigenen Abläufe nicht mehr ab und lässt sich kaum automatisieren, ist das ein Grund zu wechseln. Florian Elischer, SINEOS
- Informationen zum Umsetzen. Wichtig sind Informationen, mit denen man im eigenen Alltag wirklich etwas anfangen kann. Karsten Zoppa, LuNo Marketing
- Eine Software statt vieler Insellösungen. Gesucht war eine Kundenverwaltung, die leicht zu bedienen ist und allen Bedürfnissen entspricht. Maik Würl, Double-YouMedia
- Integration statt Einzellösungen. Scheitern verschiedene Einzellösungen an den Schnittstellen, hilft ein System, in dem die volle Integration von vornherein gegeben ist. Christian Seigwasser, KUNDENWACHSTUM.de
- Ein System statt vieler Tools. Viele verschiedene Tools führen zu Datensilos und manuellem Aufwand. Eine zentrale Anlaufstelle bildet alle Bereiche der Agentur ab. Clemens Graf, inconcepts
- Den Aufwand nicht unterschätzen. Wer es allein machen will, sieht beim Ausprobieren, dass es extrem viel Aufwand ist. Hannes Amon, ovos media
- Termine online vereinbaren. Bei 15 bis 20 Terminen je Beratungsprozess kostet das Hin und Her per E-Mail eine halbe bis eine Stunde. Online geht es per Klick. Heidrun Peschen, Heidrun Peschen Markenentwicklung
- Wissen aus dem Kopf ins System. Damit Mitarbeiter auch ohne die Inhaberin tätig sein können, muss das Wissen aus ihrem Kopf strukturiert weitergegeben werden. Dabei hilft Zoho extrem. Mandy Just, Job Factory Grand Promotion
Welche Zoho-Apps passen zu Agenturen?
Eine Agentur kommt mit wenigen Apps aus, solange sie zusammenhängen. Entscheidend sind die Übergänge vom gewonnenen Auftrag ins Projekt und vom Stundenzettel in die Rechnung.
Zoho CRM
Leads, Kunden, Angebote und Gesprächsleitfäden für das Neugeschäft. Der Vertrieb sieht den Projektstand, ohne nachzufragen.
Zoho Projects
Meilensteine, Aufgaben, Zeiterfassung und Budget je Projekt, dazu ein Kundenportal, in dem der Kunde den Stand sieht.
Zoho Books
Rechnungen aus Stunden, Pauschalen und Betreuungsverträgen, mit Mahnwesen und E-Rechnung.
Zoho Sign
Angebote, Rahmenverträge und Vertraulichkeitsvereinbarungen kommen unterschrieben zurück, mit Prüfpfad.
Zoho Cliq
Teamchat mit Kanälen je Kunde oder Projekt, auf Wunsch mit Freelancern und Kunden in eigenen Kanälen.
Zoho Desk
Supportanfragen und Änderungswünsche, etwa von Webseiten-Kunden, als Ticket mit Frist und Zuständigkeit.
Wie läuft die Einführung in der Agentur ab?
Bevor wir etwas einrichten, gehen wir einen echten Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung durch. Daraus ergibt sich, was eure Agentur zuerst braucht.
Erstgespräch
In 30 kostenfreien Minuten klären wir, wo in deiner Agentur Stunden, Leads oder Freigaben verloren gehen.
Umsetzungsgespräch
Dort legen wir die Reihenfolge fest, zum Beispiel zuerst Neugeschäft und Projektvorlagen, danach Zeiterfassung und Abrechnung. Danach entscheidest du, ob du mit der Digitalisierungsbegleitung selbst umsetzt oder wir im Umsetzungsservice für dich umsetzen.
Vorlagen für eure Leistungen
Für wiederkehrende Leistungen wie Webseite, Kampagne oder Betreuungsvertrag entstehen Projektvorlagen mit Aufgaben und Zeitansätzen. Bestehende Kunden und laufende Projekte ziehen mit um.
Start mit dem ganzen Team
Projektleitung, Kreation und Buchhaltung lernen jeweils ihren Teil, nicht das ganze System. Läuft etwas nicht rund, meldest du dich über unseren Support.
Digitalisierungsbegleitung → · Umsetzungsservice → · Förderung prüfen →
Häufige Fragen zu Zoho CRM für Agenturen
Deine Frage steht nicht dabei? Schreib uns oder buch direkt 30 Minuten. Wir antworten persönlich, nicht mit einem Textbaustein.
Wie sehen wir, ob ein Projekt im Budget bleibt?
In Zoho Projects steht je Meilenstein das geplante Budget neben den erfassten Stunden. Läuft ein Projekt aus dem Rahmen, fällt das auf, solange du noch mit dem Kunden über Umfang oder Mehraufwand sprechen kannst.
Lassen sich Retainer und Pauschalen automatisch abrechnen?
Ja, monatliche Betreuungsverträge laufen in Zoho Books als wiederkehrende Rechnung, Aufwand nach Stunden kommt aus dem freigegebenen Zeitnachweis. Beides hängt am selben Kunden wie das Angebot im CRM.
Können Freelancer und Kunden mitarbeiten, ohne alles zu sehen?
Ja, Rollen und Rechte legen fest, wer welche Projekte und Aufgaben sieht, und Kunden verfolgen Stand und offene Punkte im Kundenportal von Zoho Projects. Für die Abstimmung gibt es in Zoho Cliq eigene Kanäle mit Externen.
Reicht Zoho CRM, oder brauchen wir Zoho One?
Geht es nur um Neugeschäft und Kundenpflege, reicht Zoho CRM. Sollen Projekte, Stunden und Rechnungen dazukommen, rechnen wir im Umsetzungsgespräch durch, ob Zoho One günstiger ist als die einzelnen Apps.
Wie lange dauert die Einführung in einer Agentur?
Das hängt davon ab, wie viele Leistungsarten ihr anbietet und wie sauber eure Kundendaten heute sind. Die ersten Abläufe stehen in der Regel nach wenigen Tagen, den Rest bauen wir Schritt für Schritt aus, während das Tagesgeschäft weiterläuft.
Was kostet Zoho CRM für eine Agentur?
Zoho rechnet die Lizenzen je Benutzer und Monat ab, Edition und Zahlweise bestimmen den Preis; aktuell nachzulesen auf der Preisseite von Zoho. Unsere Leistung kommt dazu, ihr Umfang steht vor dem Start fest, ob Digitalisierungsbegleitung, Umsetzungsservice oder Credits für einzelne Aufgaben.
Unsere Agentur nutzt Zoho schon. Holt ihr mehr heraus?
Ja, wir prüfen zuerst, wo Leads, Stunden oder Freigaben hängen bleiben, etwa mit dem CRM-Check, und bauen dann gezielt um. Bist du mit deinem bisherigen Partner unzufrieden, findest du unter Zoho-Partner wechseln, wie ein Wechsel abläuft.
Gibt es eine Förderung für die Einführung in der Agentur?
Pauschal lässt sich das nicht beantworten. Ob für deine Agentur eine Förderung möglich ist, prüfen wir im Einzelfall.
So kommst du ans Ziel
Workshop: Zoho einführen oder optimieren
Du startest mit Zoho oder willst mehr herausholen? Wir klären gemeinsam, was passieren soll und in welcher Reihenfolge.
Workshop: Zoho richtig einführen → Workshop: Zoho optimieren und verbessern →
Digitalisierungsbegleitung
Du baust dein System selbst und behältst das Wissen im Unternehmen. Wir geben dir Struktur, Vorlagen und KI-Tools und begleiten dich.
Umsetzungsservice
Du entscheidest, was du abgibst. Wir übernehmen die komplette Umsetzung oder unterstützen dich in einzelnen Bereichen.
Lass uns über dein Thema sprechen.
Kostenfrei, 30 Minuten per Videokonferenz. 4 kurze Klickfragen und ein Textfeld, etwa eine Minute.
Julia, Manuela, Mirlinda, Florian & Thomas Sie nehmen deine Anfrage auf und führen dein Erstgespräch.
Zoho Premium Partner · ISO 9001:2015 · Deine Daten bleiben bei uns
Wo verliert deine Agentur heute Stunden?
In 30 Minuten prüfen wir, wo du stehst, wo du hin willst, ob wir dir helfen können und wie die nächsten Schritte aussehen könnten.
Erstgespräch vereinbaren 30 Minuten · kostenfreiAndere Branchen: alle Branchenlösungen · alle Kundenstimmen