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Kurz gefasst

Die Agentur inconcepts aus Österreich macht Brand Building, Leadgenerierung und Digitalisierung für B2B-Unternehmen. Viele verschiedene Tools hatten zu Datensilos und viel manuellem Aufwand geführt. Mit IcosMedia hat die Agentur begonnen, alle Daten und Tools in Zoho One zu bringen. Allein Zeiterfassung, Budgetverwaltung und Vertragsmanagement sparen dort 400 bis 500 Stunden im Jahr, und bei jeder Aufgabe ist klar, wie viel Budget auf dem Meilenstein noch übrig ist.

Welches Problem hatte inconcepts vor Zoho One?

Die Agentur hatte eine sehr große Softwarelandschaft mit vielen verschiedenen Tools. Dadurch gab es Datensilos und viel manuellen Aufwand, um die Daten richtig einzutragen.

Sehr umständlich waren Zeiterfassung, Budgetverwaltung und Vertragsmanagement. Ein Mitarbeiter hat dafür viel manuelle Arbeit geleistet, und alle Mitarbeiter mussten ihre Zeiten täglich woanders eintragen.

Wie hat IcosMedia inconcepts unterstützt?

Die Agentur hat sich für Zoho One entschieden und mit IcosMedia begonnen, die Daten und Tools in ein System zu bringen. Der Hauptpunkt: Mit Zoho One lassen sich alle Bereiche der Agentur abbilden, mit einer zentralen Anlaufstelle.

Clemens Graf empfiehlt IcosMedia wegen des Know-hows und der Struktur. Man ist nicht auf sich allein gestellt, sondern bekommt viel Input und Beratung, wie man etwas umsetzen könnte. Das Kundensystem gibt eine Orientierung, was alles möglich ist, und der Service ist flott und zuverlässig.

Was hat Zoho One inconcepts gebracht?

Allein mit der Lösung für Zeiterfassung, Budgetverwaltung und Vertragsmanagement spart die Agentur 400 bis 500 Stunden im Jahr. Dazu kommt eine viel bessere Übersicht: Bei jeder Aufgabe ist klar, wie viel Budget auf dem Meilenstein noch da ist und ob das Projekt drüber oder drunter liegt.

Andere Agenturen fragen oft, wie inconcepts so wenige nicht verrechenbare Stunden schafft. Der Grund: Die Agentur sieht früh, ob sie noch im Rahmen ist. Das hilft bei der Zeitersparnis und im Projektmanagement.

Was andere Agenturen daraus mitnehmen

  • Ein System statt vieler Tools. Viele verschiedene Tools führen zu Datensilos und manuellem Aufwand. Eine zentrale Anlaufstelle bildet alle Bereiche der Agentur ab.
  • Budgets je Meilenstein im Blick. Wer bei jeder Aufgabe sieht, wie viel Budget noch da ist, merkt früh, ob ein Projekt im Rahmen bleibt, und hat weniger nicht verrechenbare Stunden.
  • Nicht allein umsetzen. Mit Input und Beratung, wie man etwas umsetzen könnte, ist man nicht auf sich allein gestellt.

Mehr dazu: Zoho CRM für Agenturen · Zoho One einführen · Digitalisierungsbegleitung

Nur mit dieser Lösung konnte man auf jeden Fall 400 bis 500 Stunden im Jahr einsparen.
Clemens Graf · Geschäftsführer, inconcepts

Im Wortlaut: das sagt Clemens Graf im Video

Mein Name ist Clemens Graf. Ich habe die Agentur inconcepts marketing GmbH in Österreich, und wir machen Brand Building, Leadgenerierung und Digitalisierung für B2B-Unternehmen.

Die Herausforderung, die wir hatten, war, dass wir eine sehr große Softwarelandschaft hatten. Wir hatten viele verschiedene Tools, dadurch auch Datensilos und wiederum viel manuellen Aufwand, um die Daten richtig einzutragen. Wir haben uns dann für Zoho One entschieden und mit ICOS begonnen, diese ganzen Daten oder Tools in ein System zu bringen. Das war eigentlich der Hauptpunkt: Wir haben gesehen, mit Zoho One können wir wirklich alle Bereiche unserer Agentur abbilden und nutzen, dass wir eine zentrale Anlaufstelle haben.

Der größte Mehrwert der Zusammenarbeit war sicherlich das ganze Thema Zeiterfassung, Budgetverwaltung und auch Vertragsmanagement, das wir sehr umständlich umgesetzt hatten. Ein Mitarbeiter hat da wirklich viel manuelle Arbeit geleistet, und alle Mitarbeiter mussten täglich ihre Zeiten wieder woanders eintragen. Nur mit dieser Lösung konnte man auf jeden Fall 400 bis 500 Stunden im Jahr einsparen. Plus auch eine viel bessere Übersicht, dass man wirklich bei jeder Aufgabe genau weiß: Wie viel Budget haben wir noch auf dem Meilenstein, sind wir drüber oder drunter?

Da beneiden uns auch andere Agenturen. Sie fragen uns oft: Wie schafft ihr das, dass ihr so wenige nicht verrechenbare Stunden habt? Weil wir wirklich schon früh sehen, ob wir noch im Rahmen sind oder nicht. Das hat sehr geholfen bei der Zeitersparnis, aber natürlich auch im Projektmanagement.

Ich würde ICOS auf jeden Fall empfehlen, weil es hier sehr viel Know-how und Struktur gibt. Man ist nicht nur auf sich alleine gestellt, man bekommt auch viel Input und Beratung, wie man etwas umsetzen könnte. Mit dem Kundensystem hat man auch einen guten Anker oder eine Orientierung, was alles möglich wäre. Und auch der Service an sich ist immer flott und zuverlässig. Von daher eine klare Empfehlung.

Abgeschrieben aus dem Video, ohne Füllwörter und leicht geglättet.