Zoho CRM in der Finanzbranche: die Prozesse von Anfang an digital aufbauen

Welches Problem wollte AFS Business Services lösen?

AFS Business Services bietet Dienstleistungen für kleine und mittelständische Unternehmen an. Zusammen mit einem Partner bietet die Firma Unternehmen an, Überschussliquidität in Gold anzulegen, physisch hinterlegt und digital verwaltet. Dafür haben die beiden ein Portal entwickelt, ein großer Partner übernimmt die Einlagerung und Verwahrung des Goldes.

Das Hauptproblem ist die Frage, wie AFS an Leads kommt. Das Geschäft läuft noch sehr analog und persönlich, über Vertrauen und Kundenkenntnis. Auch die E-Mails gehen bisher einzeln von Hand raus.

Wie unterstützt IcosMedia AFS Business Services?

Michael Franz kennt IcosMedia seit etwa zwei Jahren. Als AFS das neue Thema aktiv angegangen ist, war es ihm wichtig, die Prozesse von Anfang an digital aufzubauen. Die Inspirationsquelle dafür war das Konzept von IcosMedia: Es macht die komplette Bandbreite verfügbar, von Webinaren über Videos bis zu direkten Terminen, und mit der Unterstützung ist sie auch einsetzbar und umsetzbar.

Besonders schätzt er die Aufzeichnungen der Webinare: Man kann sie komplett durchschauen, schneller schauen und vorspulen. Dazu gibt es Blanko-Unterlagen zum Mitschreiben auf dem iPad, wenn es schneller gehen muss auch vorausgefüllt. Zu jedem einzelnen Thema gibt es Workshops, denen man sich ganz angstfrei widmen kann. Und hat er selbst etwas verdaddelt, hilft das Team im Hintergrund schnell.

Was plant AFS Business Services mit Zoho CRM?

Der Testaccount von Zoho CRM ist im Grundsatz eingerichtet. Als Nächstes sollen die Einladungen zur Veranstaltung, die bisher über das normale E-Mail-Konto liefen, ins CRM wandern, und auch die Nachfasskampagne will Michael Franz aus dem CRM heraus gestalten. Für den Antrag, bisher ein beschreibbares PDF-Formular, hat er sich Zoho Forms angeschaut. Über Datenschnittstellen zum System des großen Partners soll der komplette Antragsprozess digital laufen, ohne die Fehlerquellen der heutigen Drehstuhl-Schnittstelle.

Mit Social Selling will AFS mehr Leads einfangen. Dafür muss das automatisiert sein, sonst reicht die Manpower nicht, und die Fehleranfälligkeit ist zu groß. Den digitalen Mitarbeiter, den Thomas Stahl vorgestellt hat, will Michael Franz bei sich anstellen und für sich arbeiten lassen. Bis zum Ziel gibt es nach seinen Worten noch viele Hausaufgaben.

Was andere Finanzdienstleister daraus mitnehmen

• Von Anfang an digital. Bei einem neuen Thema die Prozesse von Anfang an digital aufbauen. Am Anfang läuft noch vieles händisch, dann wird es Schritt für Schritt digitalisiert.
• Mehr Leads brauchen Automatisierung. Wer mit Social Selling mehr Leads einfangen will, muss automatisieren. Sonst reicht die Manpower nicht, und die Fehleranfälligkeit ist zu groß.
• Keine Angst vor dem großen Neuen. Das Feld ist groß. Mit einer kompletten Übersicht weiß man, wo man gerade steht und wie man sich strategisch aufstellt, und geht angstfrei ran.

Mehr dazu: Zoho CRM für Finanzdienstleister · Zoho CRM einführen · Zoho Forms einführen · Digitalisierungsbegleitung

Wir wollen ja auch mit Social Selling rausgehen und entsprechend mehr Leads einfangen. Dann muss das automatisiert sein, weil wir es sonst manpowermäßig gar nicht schaffen, und die Fehleranfälligkeit ist einfach viel zu groß.

Michael Franz · Managing Partner, AFS Business Services

Im Wortlaut: das sagt Michael Franz im Video

Mein Name ist Michael Franz, ich bin aus Weilheim und arbeite für die Firma AFS Business Services. Wir bieten Dienstleistungen für kleine und mittelständische Unternehmen an, und im Augenblick haben wir ein ganz aktuelles Projekt am Start: Wir bieten zusammen mit einem Partner Firmen an, Überschussliquidität in Gold anzulegen, physisch hinterlegt, allerdings dann auch digital administriert. Wir haben jetzt mit dem Partner zusammen ein Portal entwickelt und haben für die Umsetzung einen großen Partner, der quasi die Einlagerung und Verwahrung des Goldes macht. Wir sind quasi der Ideengeber und der Inspirationsgeber und setzen die Thematik jetzt um.

ICOS kenne ich jetzt seit, ich glaube, zwei Jahren. Ich habe sie mal kennengelernt, oder das erste Mal wahrgenommen, über, ich glaube, so einen Gründerkongress und war dann letztes Jahr noch mal dabei. Nachdem wir dieses Thema jetzt aktiv angegangen haben, war für uns die Digitalisierung wichtig und die Prozesse von Anfang an entsprechend aufzubauen. Am Anfang läuft noch alles sehr händisch, das ist auch heute noch so, aber wir sind jetzt sukzessive dran, das zu digitalisieren. Und da war ICOS mit ihrem Konzept, auch dem des digitalen Unternehmens, eigentlich die Inspirationsquelle.

Ich habe dann ein paar Videos und ein paar Gespräche mit Thomas Stahl gehabt und fand ihn sehr sympathisch. Wir sind regional sehr, sehr eng miteinander verbunden, und es hat relativ schnell gepasst. Ich bin froh, dass ich jetzt dabei bin, weil es ganz viele Inspirationen gibt, die jetzt noch auf Umsetzung meinerseits warten.

Ich habe den Testaccount. Wir hatten jetzt nur die letzten Wochen eine Onlineveranstaltung, da war meine Zeit eher dort gebunden, aber es ist im Grundsatz eingerichtet. Ab nächster Woche ist das Thema: Die analogen Einladungen zu der Veranstaltung, die quasi noch über unseren normalen E-Mail-Account gingen, möchte ich in das CRM integrieren. Und die Nachfasskampagne und die ganze Thematik möchte ich eigentlich dann aus dem CRM heraus gestalten.

Wir haben für unser Thema jetzt ein beschreibbares PDF-Antragsformular. Ich habe mir Zoho Forms schon angeguckt: Das ist eigentlich viel geschmeidiger, das in Forms zu machen, wenn die Felder alle definiert sind. Unser großer Partner arbeitet mit Salesforce, und es gibt ja, habe ich erfahren, entsprechende Datenschnittstellen zwischen Zoho und Salesforce. Dann kann man ohne die Drehstuhl-Schnittstelle, die wir jetzt noch haben und bei der einfach Fehlerquellen auftauchen, den kompletten Antragsprozess digital durchführen, ohne dass noch manuelle Fehler entstehen. Das ist eigentlich so die Idee und die Challenge, die wir jetzt haben.

Für uns ist das Hauptproblem: Wie kommen wir an Leads ran? Wir sind im Augenblick noch sehr im analogen und im persönlichen Geschäft, wo du einfach das Vertrauen und die Kundenkenntnis oder die Kundenansprache hast. Wenn wir den nächsten Schritt machen, müssen wir quasi in die Sichtbarkeit gehen, Vertrauen aufbauen und das Konzept und das Produkt dann auch digital darstellen, entweder über Webinare oder über Videos oder über direkte Termine, die man eins zu eins macht. Das ist immer noch relativ offen, aber durch das Konzept von ICOS ist eigentlich die komplette Bandbreite verfügbar und mit der Unterstützung dann auch einsetzbar und umsetzbar.

Im Augenblick machen wir die E-Mails wirklich händisch, einzeln. Und wir wollen ja auch mit Social Selling rausgehen und entsprechend mehr Leads einfangen. Dann muss das automatisiert sein, weil wir es sonst manpowermäßig gar nicht schaffen, und die Fehleranfälligkeit ist einfach viel zu groß. Ich möchte diesen digitalen Mitarbeiter, den Thomas Stahl schon vorgestellt hat, bei mir einfach anstellen, aktiv nutzen und für mich arbeiten lassen.

Ich bin ein wirklicher Fan von diesen Aufzeichnungen von Thomas Stahl. Von Florian hatte ich jetzt erst eine, mit der Einführung von Zoho. Aber die ganzen Strategiethematiken und der Themenpool, der bei ICOS in der Datenbank ist, sind erschlagend, aber im positiven Sinne, weil es eigentlich zu jedem Thema und Schwerpunktthema wahnsinnig gutes Material gibt. Ich bin ganz begeistert, dass man das komplette Webinar durchschauen kann, schneller schauen kann, vorspulen kann, und dass es auch die Blanko-Unterlagen gibt. Für mich als iPad-Nutzer einfach blanko, ich kann mitschreiben, oder wenn es mal schneller gehen muss, ist es halt schon vorausgefüllt auf dem iPad runterladbar. Und ich habe es dabei und kann auch das Ausgefüllte begleitend mit durchschauen. Das hilft sehr, da bin ich ganz begeistert.

Auch das ganze Team, die Unterstützung im Hintergrund: Wenn du irgendein Problem hast, heute Morgen hatte ich ein Problem mit der Adresse: Okay, jetzt habe ich selber verdaddelt, ich brauche schnell mal Hilfe. Und das funktioniert mit denen sehr gut.

Also keine Angst haben vor dem großen Neuen. Für mich ist das auch so mit der ganzen Online-Thematik. Ich habe es mir auf die Fahne geschrieben, ich möchte das umsetzen, wusste aber nicht, wo genau ich anfangen soll, weil das Feld einfach so groß ist. Und dort ist quasi mit der kompletten Übersicht von ICOS der Einstieg zu bekommen, und man weiß auch genau: Wo bin ich gerade, und wie stelle ich mich strategisch auf, um entsprechend Ergebnisse zu erzielen und angstfrei ranzugehen. Zu jedem einzelnen Thema gibt es dann diese Workshops. Die sind völlig easy, ganz entspannt, ganz angenehm, und man kann sich dem ganz angstfrei und unvoreingenommen widmen. Es macht richtig Spaß, und es kommt richtig viel rüber.

Ich habe aber noch viel Hausaufgaben zu tun, muss ich auch sagen. Ich bin bei Weitem noch nicht da, wo ich sein will, aber mit der Unterstützung kriegen wir, glaube ich, wahrscheinlich einiges noch gewuppt. Ich freue mich.

Abgeschrieben aus dem Video, ohne Füllwörter und leicht geglättet.