2:34
Kurz gefasst

DIE FINANZ DOCS berät akademische Heilberufe in Versicherungen, Investment und Immobilien. Im Makleralltag gab es viele verschiedene Prozesse, und jeder im Team setzte sie teilweise anders um. Mit IcosMedia und Zoho CRM, einem CRM, das sich in allen Belangen anpassen lässt, gießt die Firma alles in einheitliche Prozesse und digitalisiert sie. Weil früh viel digitalisiert und automatisiert wurde, hat sich der Umsatz vom vorletzten auf das letzte Jahr verdreieinhalbfacht, bei fast gleichen Kosten.

Welches Problem hatte DIE FINANZ DOCS vor Zoho CRM?

Im Makleralltag von DIE FINANZ DOCS gibt es sehr viele, sehr verschiedene Prozesse. Jeder im Team, auch die Mitarbeiter, setzte sie teilweise anders um. Das sollte in einen Prozess gegossen und digitalisiert werden, damit weniger Fehler passieren und alles schneller geht.

Gebraucht wurde ein einheitlicher Übergabe- und Dokumentationsprozess, vom Onboarding neuer Mandanten bis zur Beratung in den Sparten Versicherung, Investment und Immobilien. Das fängt bei der Post an: Sie wird direkt von einem Dienstleister gescannt und dem richtigen Mitarbeiter im richtigen Team zugeordnet.

Wie hat IcosMedia DIE FINANZ DOCS unterstützt?

Zu IcosMedia kam DIE FINANZ DOCS über einen Kollegen, der schon mit IcosMedia zusammenarbeitete. Beim Maklerverwaltungsprogramm arbeitet die Firma mit dem Marktführer. Für IcosMedia sprach Zoho: ein CRM, das man in allen Belangen genau auf die eigenen Wünsche anpassen kann.

Boris Bull nennt sich selbst einen Techniknerd, der sich gerne reinfuchst und alles selbst verstehen und mit umsetzen will.

Was hat Zoho CRM DIE FINANZ DOCS gebracht?

Durch die Zusammenarbeit hat sich sehr viel verändert. Weil die Firma so früh viel digitalisieren und automatisieren konnte, hat sich der Umsatz vom vorletzten auf das letzte Jahr verdreieinhalbfacht. Die Kosten blieben fast gleich.

Rund 90 % der Beratungen finden online statt, auch per Video, und werden inzwischen auch von KI im Hintergrund analysiert. Das Ziel bleibt, alles zu digitalisieren, um zu skalieren. Das junge Unternehmen soll es noch die nächsten 25 Jahre geben.

Was andere Finanzdienstleister daraus mitnehmen

  • Ein Prozess für alle. Setzt jeder einen Ablauf anders um, hilft ein einheitlicher Prozess: weniger Fehler, mehr Tempo.
  • Früh digitalisieren. Wer früh digitalisiert und automatisiert, kann wachsen, ohne dass die Kosten im gleichen Maß steigen.
  • Die Dreimal-Regel. Alles, was mehr als dreimal gemacht wird, sollte automatisiert werden.

Mehr dazu: Zoho CRM für Finanzdienstleister · Zoho CRM einführen · Digitalisierungsbegleitung

Wir haben vom vorletzten auf das letzte Jahr den Umsatz verdreieinhalbfacht und die Kosten fast gleich gelassen, dadurch dass wir so früh viel digitalisieren und automatisieren konnten.
Boris Bull · Geschäftsführer, DIE FINANZ DOCS

Im Wortlaut: das sagt Boris Bull im Video

Ich glaube, das Thema Digitalisierung ist jetzt das A und O. Wer sich jetzt nicht digitalisiert, der ist in 3 bis 5 Jahren aus meiner Sicht weg vom Markt.

Mein Name ist Boris Bull. Ich bin Mitgeschäftsführer der DIE FINANZ DOCS GmbH. Wir sind ein unabhängiger Allfinanzdienstleister, spezialisiert auf akademische Heilberufe.

Wir haben uns für die Zusammenarbeit mit ICOS entschieden, weil wir in unserem Makleralltag sehr viele, sehr verschiedene Prozesse haben und jeder von uns oder auch die Mitarbeiter sie teilweise unterschiedlich umgesetzt haben. Das Ganze wollten wir in einen Prozess gießen und möglichst auch digitalisieren, damit sowohl die Fehlerhäufigkeit reduziert als auch die Schnelligkeit erhöht wird.

Wir wollten eigentlich komplett alles ändern. Vom Onboarding neuer Mandanten bis zur Beratung in unseren verschiedenen Sparten, also Versicherungsberatung, Investment und Immobilien, und damit auch die Übergabe zwischen den Teams gleich funktioniert, brauchten wir einen Prozess: einen Übergabeprozess, einen Dokumentationsprozess, in dem das Ganze einheitlich funktioniert. Angefangen bei der Post, die reinkommt, direkt von einem Dienstleister gescannt und dem richtigen Mitarbeiter im richtigen Team zugeordnet wird, über das Kundenonboarding. Ich glaube, 90 % unserer Beratungen finden online statt, auch per Video, und die werden inzwischen auch von KI im Hintergrund analysiert. Unser Ziel ist eigentlich, alles zu digitalisieren, damit wir es dann skalieren können.

Durch die bisherige Zusammenarbeit hat sich bei uns sehr viel verändert. Wir haben vom vorletzten auf das letzte Jahr den Umsatz verdreieinhalbfacht und die Kosten fast gleich gelassen, dadurch dass wir so früh viel digitalisieren und automatisieren konnten. Wir sind noch ein sehr junges Unternehmen. Uns soll es die nächsten 25 Jahre noch geben, und ich möchte das Unternehmen im besten Fall auch erfolgreich verkaufen. Dementsprechend stellen wir es jetzt schon gut auf.

Eine Zusammenarbeit mit ICOS würde ich definitiv weiterempfehlen. Ich nutze das Weiterempfehlungsprogramm auch schon aktiv: Bei Kolleginnen und Kollegen, bei denen ich sehe, dass sie Probleme haben oder bei der einen oder anderen Aufgabe noch sehr manuell unterwegs sind, stelle ich den Kontakt zu ICOS her.

Die richtige Zielgruppe für ICOS gibt es, glaube ich, gar nicht, sondern jeder ist Zielgruppe. Das ist, glaube ich, der Riesenvorteil von ICOS, weil jedes Unternehmen Abläufe und Prozesse hat. Alles, was mehr als dreimal gemacht wird, sollte automatisiert werden, und da ist ICOS der perfekte Partner.

Abgeschrieben aus dem Video, ohne Füllwörter und leicht geglättet.

Weitere Videos mit DIE FINANZ DOCS

1:07

Kundenstimme von Boris Bull zum Zoho Day der IcosMedia

Boris Bull · Geschäftsführer · IcosMedia Zoho Days

Das Video mit Boris Bull ist bei den IcosMedia Zoho Days entstanden.

Wortlaut: Kundenstimme von Boris Bull zum Zoho Day der IcosMedia (Boris Bull, 1:07 Min.)

Mein Name ist Boris Bull, ich bin Mitgeschäftsführer der DIE FINANZ DOCS GmbH. Wir sind ein Finanzdienstleister, der sich auf die Beratung von akademischen Heilberufen spezialisiert hat, das heißt Ärzte, Zahnärzte und Apotheker, die wir vom Berufsstart als Assistenzarzt bis zur Praxisniederlassung und in den eigenen privaten Finanzen beraten.

Zu ICOS sind wir über einen sehr guten Kollegen gekommen, der schon mit euch zusammenarbeitet.

Das absolute Highlight in der Zusammenarbeit: Beim Maklerverwaltungsprogramm sind wir schon beim Marktführer. Dementsprechend sind wir natürlich zu ICOS gekommen, weil Zoho ein wahnsinniges CRM ist, das man in allen Belangen anpassen kann, genau auf unsere Wünsche. Deswegen hat es eins zu eins gepasst.

Ich empfehle ICOS sehr gerne weiter, weil die Dienstleistung eigentlich für viele meiner Kollegen passt: angefangen vom Techniknerd, wie ich es gerne bin, der sich da gerne reinfuchst und das alles selber verstehen und mit umsetzen will, bis zu demjenigen, der das System wirklich nur selber verwenden möchte und für den es dann von eurem Technikteam umgesetzt wird.