Zoho Invoice: Rechnungen schreiben, ohne zu zahlen
Zoho Invoice ist Zohos kostenlose Rechnungssoftware: Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Zeiterfassung, ohne Lizenzgebühr. Für Selbstständige und kleine Betriebe reicht das oft. Die Grenze dorthin, wo Zoho Books beginnt, nennen wir hier offen.
30 Minuten · kostenfreiKostenlose Rechnungsstellung
-
Premiummeistbewertet in Deutschland
-
500+YouTube-Videos zu Zoho und KI
-
4,8 von 5bei 1.738 Bewertungen
-
99 %Weiterempfehlung auf ProvenExpert
-
Förderfähigzertifiziert durch TÜV Süd
-
40+ JahreMittelstand seit 1982
Was ist Zoho Invoice?
Zoho Invoice ist dauerhaft kostenlos und deckt den Weg vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung ab: Kostenvoranschlag, Rechnung, Zahlungserinnerung, Zeiterfassung, Ausgabenerfassung und Kundenportal. Was es nicht ist: eine Buchhaltung. Es führt kein Hauptbuch, keine Bankabstimmung und keinen DATEV-Export. Dafür ist Zoho Books zuständig. Wer die E-Rechnungspflicht erfüllen muss, sollte diesen Unterschied kennen, bevor er anfängt.
Was Zoho Invoice im Alltag übernimmt
Oben die Aufgabe, darunter die Funktionen, die Zoho Invoice dafür mitbringt. So siehst du auf einen Blick, was die App abdeckt.
Angebot und Rechnung
Kostenvoranschläge, die sich mit einem Klick in eine Rechnung verwandeln, mit eigenen Vorlagen und eigenem Logo. Wiederkehrende Rechnungen laufen von selbst.
- Angebote
- Rechnungen
- Wiederkehrend
- Eigene Vorlagen
Zeiten, die abgerechnet werden
Projekte, Aufgaben und ein Timer. Erfasste Stunden gehen als Position in die Rechnung. Nicht abgerechnete Stunden sind der häufigste stille Verlust bei Dienstleistern.
- Timer
- Projekte
- Stundensätze
Zahlungen nachfassen, ohne zu mahnen
Automatische Erinnerungen vor und nach Fälligkeit, in eurem Ton. Das erspart die unangenehme Nachfrage und verkürzt die Zahlungsdauer messbar.
- Zahlungserinnerungen
- Fälligkeiten
- Mahnstufen
Ausgaben und Belege
Belege fotografieren, Kategorie zuordnen, auf Kunden oder Projekt buchen. Weiterberechenbare Kosten landen auf der nächsten Rechnung, statt vergessen zu werden.
- Belegfoto
- Kategorien
- Weiterberechnung
Kundenportal
Der Kunde sieht seine Angebote und Rechnungen, nimmt an und bezahlt online. Rückfragen zum Zahlungsstand hören damit weitgehend auf.
- Kundenportal
- Online-Zahlung
- Angebot annehmen
Unterwegs arbeiten
Apps für iOS und Android, mit Rechnungsversand, Belegerfassung und Timer. Für Handwerk und Außendienst oft der eigentliche Arbeitsplatz.
- iOS und Android
- Belege unterwegs
- Versand vor Ort
Wo Zoho Invoice in deinem Kundensystem sitzt
Unser Kundensystem hat neun Stufen. Zoho Invoice arbeitet in Stufe 5: nach der Leistung, vor dem Geld.
Die Stufe wird oft unterschätzt. Eine Rechnung, die zwei Wochen später geschrieben wird, ist zwei Wochen später bezahlt, und manchmal gar nicht.
- 4
Mit System verkaufen. Das Angebot ist der Anfang der Rechnung. Wer beides im selben Werkzeug führt, tippt nichts doppelt.
- 5
Leistung erbringen. Erfasste Stunden und weiterberechenbare Kosten landen auf der Rechnung, statt in einer Notiz zu bleiben.
- 8
Kunden betreuen. Zahlungserinnerungen laufen automatisch und sachlich. Das ist angenehmer als die Nachfrage am Telefon.
Reicht kostenlos, oder braucht ihr mehr?
30 Minuten · kostenfreiWomit Zoho Invoice zusammenarbeitet
Die wichtigste Verbindung ist die, an der Zoho Invoice endet.
Zoho Books
Der Ausbaupfad. Sobald Bankabstimmung, DATEV-Export, E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD und eine echte Buchhaltung gebraucht werden, ist Books die Antwort.
Zoho CRM
Kunden und Angebote kommen aus dem CRM, der Zahlungsstand fließt zurück. Der Vertrieb sieht, wer offen ist, bevor er den nächsten Auftrag zusagt.
Zoho Projects
Projektstunden lassen sich übernehmen, statt sie zweimal zu erfassen.
Die übrigen Zoho-Apps brauchen gar keine Schnittstelle: Sie sind direkt integriert. Zoho One ansehen →
So begleiten wir deine Zoho-Invoice-Einführung
Wir starten nicht mit der Einrichtung, sondern mit deinen Abläufen. Dann richtest du Zoho Invoice mit unserer Begleitung selbst ein, oder wir setzen es für dich um.
Erstgespräch
In 30 Minuten prüfen wir, wo du stehst, wo du hin willst, ob wir dir helfen können und wie die nächsten Schritte aussehen könnten.
Abläufe festlegen
Im Umsetzungsgespräch legen wir fest, welche Abläufe zuerst in Zoho Invoice kommen und welcher Weg zu dir passt.
Einrichten nach Best Practice
Angebote und Rechnungen mit eigenem Logo, Zahlungserinnerungen, Stundensätze und das Kundenportal nach erprobten Vorlagen aus über 1.500 Projekten.
Start im Alltag
Dein Team arbeitet mit dem System, wir bleiben über Support & Credits erreichbar.
Zoho Invoice optimieren: mehr aus deinem System holen
Du nutzt Zoho Invoice schon, aber es hilft weniger, als es könnte? Dann schauen wir zuerst, wo es hakt, und räumen gezielt auf. Du setzt mit unserer Begleitung selbst um, oder wir übernehmen es.
- Den Rechnungstakt prüfen: Wie lange liegt eine erledigte Leistung, bevor abgerechnet wird?
- Timer und Stundensätze nutzen: Erfasste Zeit landet als Position auf der Rechnung
- Zahlungserinnerungen einstellen, vor und nach Fälligkeit, sachlich und in deinem Ton
- Belege auf Kunde oder Projekt buchen, damit weiterberechenbare Kosten nicht untergehen
- Das Kundenportal einsetzen: Kunden nehmen Angebote an und bezahlen online
- Den Wechsel zu Zoho Books planen, sobald du E-Rechnung oder DATEV-Export brauchst
Was Zoho Invoice besonders macht
Zehn Punkte zu Zoho Invoice, einschließlich der Stellen, an denen es aufhört.
- Dauerhaft kostenlos: keine Lizenzgebühr, kein Testzeitraum, keine Nutzerstaffel
- Angebot wird Rechnung: ein Klick, keine zweite Erfassung
- Automatische Zahlungserinnerungen: vor und nach Fälligkeit, in eurem Ton
- Zeiterfassung eingebaut: Stunden landen als Position auf der Rechnung
- Kundenportal: annehmen und online bezahlen, ohne Rückfragen
- Keine Buchhaltung: kein Hauptbuch, keine Bankabstimmung, kein Jahresabschluss
- Kein DATEV-Export: der Steuerberater bekommt keine Schnittstelle
- E-Rechnung eingeschränkt: XRechnung und ZUGFeRD sind Sache von Zoho Books
- Apps für iOS und Android: Rechnung und Beleg direkt vor Ort
- EU-Rechenzentrum: Verarbeitung nach DSGVO mit Auftragsverarbeitungsvertrag
Du möchtest diese Funktionen in deinem Unternehmen wirklich nutzen, ob ihr Zoho Invoice neu einführt oder es längst im Einsatz habt und mehr herausholen wollt?
Erstgespräch vereinbaren 30 Minuten · kostenfreiDrei Wege, Zoho Invoice zu lizenzieren
Einzeln, im Fachpaket oder als Teil der kompletten Suite. Was sich lohnt, hängt weniger am Preis als daran, wie viele Zoho-Apps bei euch ohnehin laufen.
Zoho Invoice einzeln
Zoho Invoice ist dauerhaft kostenlos, ohne Nutzerstaffel und ohne Funktionsablauf. Stand 25.09.2026.
Im Paket Finance Plus
Invoice gehört zur Finance-Familie rund um Zoho Books, Inventory, Billing und Expense. Finance Plus bündelt sie für 249 € je Organisation und Monat mit zehn Benutzern.
Der ehrliche Rat: Wer in Deutschland an die E-Rechnungspflicht gebunden ist oder mit einem Steuerberater arbeitet, startet besser gleich mit Zoho Books. Für alle anderen ist Zoho Invoice ein ungewöhnlich gutes kostenloses Werkzeug.
Warum IcosMedia für deine Zoho-Invoice-Einführung
Wir verbinden über 40 Jahre Erfahrung in Vertrieb und Kundenbetreuung mit tiefem Zoho-Wissen. Deshalb richtet sich Zoho Invoice nach deinen Abläufen, nicht umgekehrt.
3:57
„Ich habe viele Angebote draußen und muss danach telefonieren oder die E-Mail schreiben. Das zu automatisieren und zu sehen, dass ein System für mich arbeitet, das war eine der ganz wichtigen Erkenntnisse.“
Oliver Baumann · Geschäftsführer, Benefit PartnerZoho Premium Partner · 25 Zoho-Zertifizierungen · 5,0 von 5 bei 54 Bewertungen im Zoho-Partnerverzeichnis
4,8 von 5 bei 1.738 Bewertungen auf ProvenExpert (Stand Oktober 2026)
Häufige Fragen zu Zoho Invoice
Deine Frage steht nicht dabei? Schreib uns oder buch direkt 30 Minuten. Wir antworten persönlich, nicht mit einem Textbaustein.
Ist Zoho Invoice wirklich dauerhaft kostenlos?
Ja. Zoho stellt Invoice ohne Lizenzgebühr bereit, ohne Nutzerstaffel und ohne befristete Testphase. Stand 25. September 2026; maßgeblich ist die Preisseite von Zoho.
Erfüllt Zoho Invoice die E-Rechnungspflicht?
Nicht verlässlich. Für die strukturierten Formate XRechnung und ZUGFeRD sowie den Versand über PEPPOL ist Zoho Books das richtige Werkzeug. Wer als Unternehmen E-Rechnungen ausstellen und empfangen muss, sollte diese Frage vor der Einführung klären, nicht danach.
Was ist der Unterschied zu Zoho Books?
Invoice deckt Angebot, Rechnung, Zahlungserinnerung und Zeiterfassung ab. Books ist eine Buchhaltung: Hauptbuch, Bankabstimmung, Steuerkonten, DATEV-Export, E-Rechnung und Jahresabschlussvorbereitung. Die Grenze verläuft dort, wo der Steuerberater anfängt.
Können wir später zu Zoho Books wechseln?
Ja. Kunden, Artikel und Belege lassen sich übernehmen. Der Wechsel ist einfacher, wenn er geplant und nicht mitten im Geschäftsjahr geschieht. Dazu beraten wir im Umsetzungsgespräch.
Können unsere Kunden online bezahlen?
Ja, über das Kundenportal und die gängigen Zahlungsanbieter. Der Zahlungseingang wird der Rechnung zugeordnet, sodass der offene Posten von selbst verschwindet.
Gibt es eine App?
Ja, für iOS und Android: Rechnung schreiben und versenden, Belege fotografieren, Zeiten erfassen. Für Handwerk und Außendienst ist das häufig der Hauptzugang.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt vor allem davon ab, wie klar deine Abläufe schon sind, welche Daten übernommen werden und welche Apps zusammenspielen sollen. Den Zeitplan legen wir im Umsetzungsgespräch fest, bevor es losgeht, damit du weißt, woran du bist.
Wir nutzen Zoho Invoice schon. Könnt ihr es optimieren?
Ja, und oft ist das der schnellere Hebel als eine neue Einführung. Wir schauen zuerst, wo es hakt, und räumen dann gezielt auf: Zahlungserinnerungen, wiederkehrende Rechnungen, nicht abgerechnete Stunden und weiterberechenbare Belege. Du setzt mit unserer Begleitung selbst um, oder wir übernehmen es. Den Zoho-Partner musst du dafür nicht wechseln.
Wird die Einführung gefördert?
Beratung, Schulung und Umsetzung sind für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) grundsätzlich förderfähig, auch bei der Einführung. Ob und wie gefördert wird, prüfen wir im Einzelfall, am einfachsten mit dem Fördermittel-Check.
So kommst du ans Ziel
Workshop: Zoho einführen oder optimieren
Du startest mit Zoho oder willst mehr herausholen? Wir klären gemeinsam, was passieren soll und in welcher Reihenfolge.
Workshop: Zoho richtig einführen → Workshop: Zoho optimieren und verbessern →
Digitalisierungsbegleitung
Du baust dein System selbst und behältst das Wissen im Unternehmen. Wir geben dir Struktur, Vorlagen und KI-Tools und begleiten dich.
Umsetzungsservice
Du entscheidest, was du abgibst. Wir übernehmen die komplette Umsetzung oder unterstützen dich in einzelnen Bereichen.
Lass uns über dein Thema sprechen.
Kostenfrei, 30 Minuten per Videokonferenz. 4 kurze Klickfragen und ein Textfeld, etwa eine Minute.
Julia, Manuela, Mirlinda, Florian & Thomas Sie nehmen deine Anfrage auf und führen dein Erstgespräch.
Zoho Premium Partner · ISO 9001:2015 · Deine Daten bleiben bei uns
Kostenlos ist gut. Passend ist besser.
In 30 Minuten prüfen wir, wo du stehst, wo du hin willst, ob wir dir helfen können und wie die nächsten Schritte aussehen könnten.
Erstgespräch vereinbaren 30 Minuten · kostenfreiErst selbst ausprobieren? Zoho Invoice testen