Zoho One im Handwerk: einfachere Prozesse und 70 % mehr Gewinn

Mein Name ist Andreas Beck, ich bin Geschäftsführer und Inhaber von Ambitop Top-Terrassendach in Wildau in der Nähe von Berlin. Wir beschäftigen uns mit Terrassenüberdachungen und Wintergärten für private Endkunden.

Meine größte Herausforderung war, dass wir ein CRM-System gesucht haben, mit dem wir wirklich mit den Kunden interagieren können, in dem wir die ganzen Informationen vom Kunden haben. Ich sage mal, das ist das Herzstück des Unternehmens gewesen. Und da war die größte Herausforderung: Wie implementiere ich das in unserem Unternehmen? Denn das ist ja fast wie eine Operation am offenen Herzen.

Da könnte ich ziemlich lange drüber reden, denn wir haben mittlerweile so einen Vorsprung im Handwerk erhalten, dass es schon schwierig ist für die Wettbewerber, hinterherzukommen. Große Erfolge waren Zeitersparnis: Wir haben teilweise 80 % Zeitersparnis erhalten. Wir haben die Qualität der Leads erhöhen können, die Qualität der Aufträge haben wir erhöhen können. Wir haben eine hervorragende Kundenkommunikation.

Ein Beispiel wäre vielleicht, wenn die Kunden bei mir in der Firma anrufen und sagen: „Herr Beck, ich habe nicht das Gefühl, dass wir stören.“ Da stelle ich mir die Frage hinter der Frage: Wie ist es denn bei anderen Firmen? Chaos, aktenweise Papiere drauf. Das waren auch die größten Anerkennungen, die wir dadurch erlebt haben.

Ich würde ICOS auf jeden Fall weiterempfehlen. Es gibt mehrere Gründe. Oder vorher noch ein Tipp an alle, die das sehen: Marketing ist Chefaufgabe. Ich habe den Fehler gemacht, ich habe es delegiert. Ich habe es an jemanden delegiert, der Raketenwissenschaft daraus gemacht hat. Ich habe Geld verloren, ich habe Zeit verloren, und ich habe einfach noch mal alles gecuttet und noch mal neu angefangen, dann aber mit einer intensiven Begleitung von ICOS.

Gewöhnt euch wirklich daran: Nehmt die Termine wahr, geht in die Coachings rein, denn ihr lernt so schnell. Wir haben mittlerweile eine Lernkurve von 18 Monaten, wir haben so viel geschafft, das hätte ich allein niemals geschafft. Also für ICOS absolute Empfehlung.

Mein Name ist Niels Przybilla, ich arbeite für Ambitop, und wir bauen Terrassendächer und Wohnwintergärten. Ich kümmere mich bei uns im Unternehmen um die ganzen Themen der Digitalisierung und Prozesse, um die Umsetzung von Zoho und darum, neue Marketingideen zu entwickeln und damit am Ende hoffentlich für mehr Umsatz zu sorgen.

Der Mehrwert, den wir durch ICOS bekommen, ist, dass wir ein Rundumpaket bekommen. Es ist natürlich einmal die technische Komponente, die Software zu verstehen. Aber es ist vor allen Dingen auch die Best Practice und die ganze Erfahrung, die ICOS bisher gesammelt hat, und dann eben nicht nur das technische Umsetzen, sondern dass ICOS eben auch Vertriebsideen gibt und Prozessideen gibt.

Ich würde ICOS vollumfänglich empfehlen, weil es einfach ein sensationelles Team ist, tolle Leute, mit denen man dort zusammenarbeitet. Und dann ist es auch die Kombination aus Online-Plattformen, auf denen ich immer wieder etwas nachschlagen kann, Live-Coachings und dann natürlich, wie hier, die Zoho Days.

Mein Name ist Andreas Beck, ich bin Inhaber und Geschäftsführer der Firma Ambitop Top-Terrassendach aus Wildau. Wir beschäftigen uns seit über 20 Jahren mit dem Thema Terrassenüberdachungen und Wintergärten.

Ich bin auf den Zoho Day aufmerksam geworden, weil ich sehr eng mit euch in Kontakt bin. Ich kriege E-Mails von euch, habe die Information bekommen und natürlich auch die persönliche Einladung. Ich habe mich sehr gefreut, weil ich aus Florida angereist bin und das natürlich gleich damit verbinden konnte. Ich war sehr gespannt. Ich habe das Programm gelesen und gesagt: Genau das ist hundertprozentig das, was ich jetzt gerade brauche. Fantastisch.

Ich habe zu tun, hinterherzukommen, weil die Stoffdichte so extrem ist. Aber man kann vieles mitschreiben. Es ist genau das, was ich gebraucht habe. Ich habe spezielle Punkte gefunden, wo wir unsere Leads noch besser qualifizieren können und wo wir mit ganz einfachen Schritten die Angebotserstellung machen können.

Wir sind seit Jahren mit Zoho unterwegs und haben gemerkt: Wir haben am Anfang Fehler gemacht, wir haben es zu kompliziert gemacht. Und hier sehe ich wieder, wie einfach das geht, mit kurzen Klicks, und wie wir Leads qualifizieren können.

Ich bin mal gefragt worden, wo wir auf der Skala von 1 bis 10 stehen. Die Leute haben mich erstaunt angeschaut und gesagt: Du bist ja schon so weit. Ich sage: Ja, in der Branche bin ich weit, aber ich weiß, was noch möglich ist. Also totale Weiterempfehlung, fünf Sterne.

Thomas bringt immer die tollen Argumente: Wenn du das umsetzt, sparst du so viel ein. Und das ist auch der Grund, warum ich jetzt für zwei Monate nach Deutschland gekommen bin. Ich bin hier im Powermodus, ich habe mir Umsetzungstage aufgeschrieben, weil jetzt etwas passieren muss.

Ich bin überzeugt: Deutschland steht vor sehr, sehr schwierigen Zeiten, auch unsere Branche steht vor sehr schwierigen Zeiten. Gewinnen werden die, die ihre Hausaufgaben machen, die die Prozesse optimieren, die in ihre Mitarbeiter investieren. Und da bin ich hier genau richtig.

Mein Name ist Andreas Beck, ich bin Gründer, Inhaber und Geschäftsführer der Firma Ambitop Top-Terrassendach aus Wildau. Wir sind spezialisiert auf Terrassenüberdachungen, Wintergärten und Carports. Unser Unternehmen gibt es seit 2008, und wir sind im südlichen Raum von Berlin tätig. Unsere Kunden sind private Einfamilienhausbesitzer im Großraum Berlin-Brandenburg.

Das Ziel unserer Kunden ist, die Terrasse viel länger nutzen zu können: schon der Erste zu sein, der im Frühjahr draußen sitzen kann, und der Letzte dann im Herbst, sodass man die Terrasse auch bei Regen und bei schlechtem Wetter nutzen kann.

Besonders wichtig für unsere Kunden ist die Kommunikation. Die Kunden möchten immer im Bilde sein: Wie ist der Stand der Auftragsverarbeitung? Wann ist der Montagetermin geplant? Wie geht es eigentlich mit meinem Projekt weiter? Das ist die wichtigste Komponente. Wichtig ist natürlich auch Vertrauen, Vertrauen steht gleich an vorderster Stelle. Der Kunde möchte viel Geld investieren und möchte dann auch sicher sein, dass er das Geld richtig investiert hat.

Für uns als Unternehmen ist es wichtig, loyale Mitarbeiter zu haben, Mitarbeiter, die sich wohlfühlen, die sich im Unternehmen zu Hause fühlen. Gleich an der nächsten Stelle stehen unsere Interessenten und unsere Kunden. Wir möchten für die Kunden den bestmöglichen Service liefern, die bestmögliche Käufererfahrung. Man sagt dazu Customer Journey, also die Kundenreise vom Eingang des Kontaktes bei uns bis zur endgültigen Bauabnahme, dass wir wirklich alles im Prozess dargestellt haben, damit wir jederzeit wissen, wo wir stehen. Denn dann schließt sich der Kreis wieder, und am Ende kommt vom begeisterten Kunden eine begeisterte Weiterempfehlung. Das sind eigentlich die zwei wichtigsten Komponenten.

Natürlich, wir sind ein Handwerksunternehmen. Da gehört auch dazu, dass maßgenaue Lieferungen erfolgen können, dass wir uns auf unsere Software verlassen können, dass die ganzen Prozesse im Unternehmen zusammengefügt werden.

Ich bin zu Zoho gekommen, weil ich ein Tool gesucht habe, in dem ich Auftragsverarbeitung, Marketing und Buchhaltung in einem Tool habe. Wir haben ein Tool gehabt, das wir uns selbst zusammengebaut und unseren Bedürfnissen entsprechend konfiguriert haben, aber wir konnten kein Marketing damit machen. Da habe ich lange gesucht, habe mir die Entscheidung auch nicht leicht gemacht und habe mich gefreut, dann Zoho kennengelernt zu haben.

Wir nutzen Zoho One. Zoho One beinhaltet über 50 verschiedene Apps, davon nutzen wir aktuell vielleicht zehn Apps, darunter unter anderem Zoho CRM. Das ist ein Kontaktverwaltungsprogramm, in das wir alle Informationen zum Kontakt einfließen lassen: eingehende Anrufe, ausgehende Anrufe, eingehende Mails und so weiter. Wir haben also alle Informationen zentral an einer Stelle, für jeden Mitarbeiter verfügbar.

Das nächste Tool ist Zoho Books. Damit erstellen wir alle Angebote, alle Rechnungen, Lieferscheine, alles, was den buchhalterischen Ablauf betrifft. Der nächste Punkt ist Zoho Cliq. Zoho Cliq ist ein hervorragender Messenger-Dienst, der auf allen Geräten funktioniert, auch auf allen Mobilgeräten. Somit haben wir den direkten Kontakt zu jedem Mitarbeiter. Und was wir auch sehr intensiv nutzen, ist Zoho People. Zoho People nutzen wir zur Mitarbeiterverwaltung, zur Stundenerfassung, für die Überstundenregelung, die Urlaubsabgeltung und so weiter. Es ist transparent, für den Arbeitgeber und auch für den Arbeitnehmer.

Zoho hilft mir dabei, die kompletten Ziele des Unternehmens zu erreichen. Die bestehen ja ganz hinten darin: Wie viele Aufträge habe ich konkret, um meine Mitarbeiter zu beschäftigen? Ich muss dann nach vorne schauen, an den Anfang des Fließbandes: Wie viele Kontakte kommen rein, wie viele Termine habe ich, wie viele Angebote, wie viele Aufträge? Ganz aktuell hat mir Zoho gestern dabei geholfen. Ich habe gesehen, dass die Anzahl der Leads massiv zurückgegangen ist, um zwei Drittel. Wir haben sofort eine Alarmmeldung bekommen und konnten dann den Fehler finden, der drei Stunden später wieder korrigiert worden ist. Und wir sehen: Die Zahlen haben sich wieder zum Positiven korrigiert.

Durch den Einsatz von Zoho haben wir folgende Ergebnisse erzielt: Wir konnten die Kommunikation mit dem Kunden wesentlich verbessern. Denn wir hatten vorher immer die Information erhalten, dass die Kunden sagen, wir hätten über alles reden können. Wir haben einfach die Kommunikation vernachlässigt. Und das ist jetzt durch teilweise Automatisierung mit Zoho CRM nicht mehr der Fall. Der Kunde wird genau da abgeholt, er bekommt die Information, die er benötigt, auch zur richtigen Zeit.

Einen ganz spezifischen Use Case von Zoho haben wir jetzt gerade in den letzten Tagen gehabt. Wir haben eine Lücke in den Montagerealisierungen und brauchen jetzt ganz schnell, sofort Umsatz. Wir haben über 3.000 Kontakte im System und haben eine ganz spezielle Filterfunktion gesetzt, mit der die Kunden herausgefiltert werden, die sofort realisieren möchten. Wir sind auf 88 Kontakte gekommen. Die haben wir sofort gefiltert, sofort telefonisch betreut und ihnen auch eine E-Mail-Kampagne hinterhergeschickt. Und es sind dadurch schon die ersten Aufträge entstanden, binnen drei Tagen.

Die spürbarsten Veränderungen sind: Alles ist an einem Ort, alles ist in einer Anwendung. Ich brauche nicht unzählige externe Tools, die nicht miteinander kommunizieren können. Ich habe alles an einem Platz hinterlegt, für jeden Mitarbeiter in Echtzeit gleichzeitig verfügbar. Auch die Kommunikation mit den Mitarbeitern ist im Tool uneingeschränkt möglich.

Wir hatten Hilfe, Zoho umzusetzen. Das war für uns wichtig, um den Wechsel vom alten System zum neuen System fehlerfrei und bei laufendem Geschäftsbetrieb hinzubekommen. Da haben wir sehr tatkräftige Unterstützung vom Team von Thomas Stahl erhalten. Wir haben vor einigen Jahren die Entscheidung getroffen, das System zu wechseln, und uns war natürlich wichtig, Hilfe zu haben. Wir haben uns da entschieden, mit IcosMedia zusammenzuarbeiten. Es war ein Prozess des gegenseitigen Lernens, muss man sagen, weil alle bei der Einführung hier in Deutschland am Anfang standen.

Mittlerweile haben wir eine sehr große Wissensbibliothek über IcosMedia, auf die wir jederzeit zugreifen können. Wir können auf den Support zugreifen, es werden regelmäßig Schulungen durchgeführt, regelmäßig Workshops, in denen wir ständig die neuesten Informationen bekommen und auch bei bestehenden Problemen Hilfe erhalten. Die Implementierung durch den Partner lief in der Regel immer reibungslos. Wir sind schnell vorangekommen, wir haben unsere Wünsche geäußert und sind tatsächlich an die Hand genommen und bei der Umsetzung sehr gut geführt worden.

Unsere Zukunftspläne sind das telefonfreie Büro. Was meine ich damit? Wir möchten keine eingehenden Anrufe mehr haben. Wir haben noch einen anderen Zoho-Anwender gefunden, der in der Branche Callcenter tätig ist, wir arbeiten mit der gleichen Software. Unser Ziel ist: Wenn ein Kunde bei uns anruft, wird er sofort ins Callcenter weitergeleitet, die Informationen werden aufgenommen und dann per Aufgabenmanagement über das CRM an den Mitarbeiter weitergeleitet. So schaffen wir mehr Zeiträume, mehr Ruhe und mehr Effizienz im Unternehmen.

An Zoho gefällt mir am besten die Einfachheit. An Zoho gefällt mir, dass ich die Ansichten mitarbeiterspezifisch darstellen kann, denn nicht jeder Mitarbeiter muss jede Ansicht sehen. Und natürlich, dass es mit unseren Aufgaben, mit unseren Zielen auch wachsen kann. Wie würde ich Zoho in Kurzform beschreiben? Es ist intuitiv, es ist einfach, und es ist individuell anpassbar.

Zoho kann ich uneingeschränkt empfehlen, anderen Partnern, anderen Handwerksunternehmen, anderen Unternehmen generell, weil es eine allumfassende Lösung ist, in der ich alles in einem Tool habe. Aber wichtig ist dabei auch, den richtigen Partner an der Seite zu haben, damit wirklich auch Hilfestellung gegeben wird. Es gibt viele Herausforderungen am Anfang, und da sollte man wirklich einen guten Partner an der Seite haben. Uneingeschränkte Weiterempfehlung von mir.